SpeakUp-Kanal
Wir betrachten Beschwerdemechanismen als ein wichtiges Instrument zur Verhinderung, Bewältigung und Behebung negativer Auswirkungen auf Arbeitskräfte unseres Unternehmens und andere Interessenträger:innen. Im Einklang mit den UN-Wirksamkeitskriterien sind wir bestrebt, alle eingegangenen Beschwerden zu bearbeiten, unabhängig davon, ob sie auf tatsächliche oder vermeintliche Sachverhalte zurückzuführen sind und ob der:die Beschwerdeführer:in bekannt oder anonym ist. Wenn wir wesentliche negative Auswirkungen verursacht oder dazu beigetragen haben, verpflichten wir uns, angemessene Abhilfemaßnahmen zu ergreifen oder dazu beizutragen. Zu den verfügbaren Kanälen für die Meldung arbeitsbezogener Beschwerden gehören lokale Meldemechanismen auf Unternehmensebene und unser Online-SpeakUp-Kanal. All diese Kanäle werden von OMV eingerichtet und verwaltet.
Der SpeakUp-Kanal bietet den Arbeitskräften unseres Unternehmens und anderen Interessenträger:innen eine sichere Plattform, um vertraulich und bei Bedarf auch anonym Informationen über von ihnen wahrgenommenes oder beobachtetes potenzielles Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu teilen. Dieser ist Teil unserer Whistleblowing Integrity Platform, wird jedoch unabhängig von der P&C-Funktion verwaltet. Die P&C-Funktion ist für den Betrieb des SpeakUp-Kanals verantwortlich und verwaltet die Kommunikation mit den Meldenden zu arbeitsplatzbezogenen Beschwerden über das zugehörige IT-Tool. Geschultes P&C-Personal überwacht den Beschwerdebehandlungsprozess und stellt sicher, dass alle Beschwerden einheitlich und fair bearbeitet werden. Der Prozess umfasst: ein erstes Pre-Screening zur Priorisierung der Fälle, Zuweisung, Planung, interne Untersuchung, geeignete Lösungsmaßnahmen, klare Kommunikation der Ergebnisse, Follow-up zur Gewährleistung einer wirksamen Umsetzung (sofern erforderlich) und Dokumentation nach Abschluss. Wir bieten umfassende Schulungen für Arbeitnehmer:innen an, die mit der Überwachung und Unterstützung des Beschwerdeprozesses befasst sind. Wir informieren alle unsere Arbeitnehmer:innen und die Geschäftsführung über die Verfügbarkeit dieser Kanäle über unsere internen Kommunikationstools. Dabei betonen wir die Bedeutung der Nutzung der Beschwerdekanäle und der Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation. Auf unseren Intranet- und Internetseiten finden sich detaillierte Informationen über die Funktionsweise, Prozesse und Zwecke der Beschwerdebearbeitung. Diese Informationen helfen dabei, Erwartungen zu formulieren und eine ordnungsgemäße Berichterstattung sicherzustellen. OMV bewertet die Wirksamkeit der angebotenen Abhilfemaßnahmen, indem das Unternehmen Feedback von Arbeitnehmer:innen einholt, die für die Lösung von Problemen erforderliche Zeit im Auge behält und prüft, ob ähnliche Probleme erneut auftreten. Um eine Wiederholung zu verhindern, stellt OMV sicher, dass die umgesetzten Maßnahmen kontinuierlich überwacht und bei Bedarf verbessert werden. So werden beispielsweise Stichprobenkontrollen und interne Audits durchgeführt, um die Wirksamkeit der Maßnahme und etwaige Lücken oder Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
Um sicherzustellen, dass unsere Belegschaft diesem Kanal bei der Meldung von Bedenken vertrauen kann, arbeiten wir auch an der Umsetzung wirksamer Feedback-Mechanismen. So machen wir zum Beispiel die Themen des SpeakUp-Kanals zu einem regelmäßigen Tagesordnungspunkt bei Besprechungen mit dem Betriebsrat und führen Feedback-Meetings mit Fallmanager:innen und Administrator:innen durch. Bestimmungen zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die arbeitsbezogenes Fehlverhalten melden, sind in unserem Code of Conduct, unserer P&C Ethics Policy und unserem P&C-Verfahren zur Meldung von Fehlverhalten festgelegt. Diese Bestimmungen schützen Arbeitnehmer:innen insbesondere davor, negative Konsequenzen in Bezug auf ihren beruflichen Aufstieg, ihre Fortbildung, ihr Einkommen oder andere berufliche Entwicklungsmöglichkeiten zu erfahren, wie beispielsweise Entlassung, Herabstufung, Verweigerung der Beförderung, negative Leistungsbeurteilungen oder Disziplinarmaßnahmen für Meldungen, die in gutem Glauben gemacht wurden. Zusätzlich zu unserem SpeakUp-Kanal bieten wir verschiedene andere lokale Kanäle auf Unternehmensebene an, wie Hotlines für Arbeitnehmer:innen und für die jeweilige Problemstellung zuständige Ansprechpartner:innen (z. B. People & Culture, Compliance, HSSE-Vertreter:innen oder PetrOmbudsman). In vielen unserer Unternehmen sind Arbeitnehmervertretungen wie Betriebsräte eingerichtet, die bei Beschwerden weitere Unterstützung bieten.