Compliance-Management-System
OMV verfügt über ein weitreichendes Compliance-Management-System, das auf den Anforderungen des IDW PS 980 basiert und Richtlinien, Audits und Schulungen umfasst, die insbesondere der Verhinderung, Aufdeckung, Überwachung und Behandlung von Korruptions- und Bestechungsvorwürfen oder ‑fällen dienen. Das System zielt darauf ab, die OMV Richtlinien zur Geschäftsethik im gesamten Unternehmen zu verankern und deren korrekte Umsetzung zu gewährleisten. Die Ausgestaltung und Umsetzung des OMV Compliance-Management-Systems wurden extern auf seine Eignung und Wirksamkeit geprüft. Das Ergebnis jedes Audits war, dass das System von OMV angemessen konzipiert ist und wirksam umgesetzt wird. So kann systematisches Fehlverhalten hinsichtlich Geschäftsethik und Korruptionsbekämpfung, Kapitalmarkt- und Wettbewerbsrecht sowie in Bezug auf Handelssanktionen verhindert, aufgedeckt und unterbunden werden. Die letzte Prüfung wurde 2023 von Ernst & Young (EY) nach dem Prüfungsstandard (PS) 980 des deutschen Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) durchgeführt. Es wurde bestätigt, dass OMV ein ambitioniertes, gut etabliertes und ausgereiftes Compliance-Programm unterhält, das für alle Compliance-Bereiche angemessen konzipiert ist und im gesamten OMV Konzern wirksam umgesetzt wird. Darüber hinaus wurde Borealis im Jahr 2024 nach ISO 37301 (Compliance-Management) und ISO 37001 (Antikorruptionsmanagementsysteme) rezertifiziert und ersetzte und aktualisierte bestehende Compliance-Richtlinien, einschließlich der Ethikrichtlinie und des Untersuchungs- und Disziplinarverfahrens. Das Unternehmen verstärkte zudem seine Anstrengungen zur Integration der neu erworbenen Unternehmen in Bulgarien und Italien.
Compliance-Themen, einschließlich aller Korruptions- und Bestechungsvorwürfe, werden regelmäßig berichtet und in planmäßigen und Ad-hoc-Meetings behandelt. An diesen Meetings nehmen entweder der gesamte Vorstand oder einzelne Vorstandsmitglieder teil, oder es handelt sich um regelmäßige Sitzungen des Prüfungsausschusses mit dem Aufsichtsrat oder um Meetings mit dem:der Vorsitzenden des Aufsichtsrats.
Umgang mit Fehlverhalten
OMV hat eine strikte Null-Toleranz-Politik bei Verstößen gegen die im Code of Business Ethics festgelegten Regeln eingeführt. Die Ergebnisse von Compliance-Untersuchungen werden nach diesem Grundsatz bewertet. Sollte eine Untersuchung ergeben, dass sich ein:e Arbeitnehmer:in tatsächlich eines Fehlverhaltens schuldig gemacht hat, werden mögliche arbeitsrechtliche Maßnahmen mit der Geschäftsleitung und der Personalabteilung besprochen. Diese Maßnahmen richten sich nach Art und Schweregrad des Vergehens, wobei alle Umstände des Einzelfalls berücksichtigt werden. Compliance-Belange werden in regelmäßigen Meetings mit dem Gesamtvorstand und jedem einzelnen Vorstandsmitglied, in regelmäßigen Sitzungen des Prüfungsausschusses mit dem Aufsichtsrat oder in Meetings mit dem:der Vorsitzenden des Aufsichtsrats erörtert und berichtet.
Risikomanagement
Externe und interne Risikofaktoren, insbesondere Veränderungen des regulatorischen Rahmens sowie jüngste Entwicklungen oder Vorfälle, werden laufend überwacht, um deren mögliche Auswirkungen auf das ständige Risikopotenzial von OMV zu beurteilen. Diese laufende Risikoanalyse schließt auch eine institutionalisierte halbjährliche Risikoanalyse im Rahmen des unternehmensweiten Risikomanagements (EWRM) von OMV ein. Werden neue Risiken identifiziert, ergreift OMV Maßnahmen zu deren Beseitigung.
Bevor wir in einem neuen Land tätig werden, führen wir eine Analyse der Situation in diesem Land im Hinblick auf Geschäftsethik und Sanktionsgesetze durch. Dieses Business Ethics Entry Assessment berücksichtigt auch eine Analyse des Corruption Perception Index von Transparency International für das jeweilige Land. Auf der Grundlage des Bewertungsergebnisses wird die Corporate Governance an den lokalen Standorten angepasst, um die Einhaltung der OMV Ethikstandards zu gewährleisten. OMV hat einen Prozess zur Überprüfung sowohl potenzieller neuer als auch bestehender Geschäftspartner:innen anhand von EU- und US-Sanktionslisten implementiert. Zusätzlich zu diesen Sanktionsprüfungen werden vor einem Vertragsabschluss oder bei Bedarf auch während der Geschäftsbeziehung umfassendere Due-Diligence-Prüfungen durchgeführt. Insbesondere erfolgt eine eingehende Überprüfung von Partner:innen von M&A-Transaktionen und strategischen Partnerschaften oder Geschäftspartner:innen, die bereits im Zusammenhang mit illegalem Verhalten in den Medien standen. Eine derartige Überprüfung umfasst potenzielle Geschäftspartner:innen, deren direkte und indirekte Aktionär:innen, andere Investor:innen sowie die wirtschaftlichen Eigentümer:innen von direkt oder indirekt involvierten juristischen Personen.
Deutliche Warnsignale sind Verbindungen zu Regierungsvertreter:innen sowie anderen Personen und Unternehmen, die in öffentlichkeitswirksamen Medienberichten im Zusammenhang mit politischen Affären und Korruptionsfällen genannt werden, oder zu sanktionierten Unternehmen sowie jede andere vermutete Verwicklung in illegales Verhalten. In Fällen, in denen Vermittler:innen, Lobbyist:innen oder Berater:innen beauftragt werden, lassen wir von einem externen Dienstleistungsunternehmen umfassende Recherchen einschließlich Hintergrundprüfungen durchführen. Darüber hinaus führt die OMV Einkaufsabteilung Lieferantenbewertungen durch.
Schulungen
Es ist für uns wichtig sicherzustellen, dass alle unsere Arbeitnehmer:innen unsere ethischen Werte und Grundsätze in vollem Umfang kennen. Schulungen sind ein wesentliches Element, um unsere Arbeitnehmer:innen über unsere Vorschriften zur Korruptions- und Bestechungsbekämpfung zu informieren und das Bewusstsein für ethische Fragen zu schärfen. Schulungen zum Thema Geschäftsethik konzentrieren sich insbesondere auf die Bekämpfung von Bestechung und Korruption. Arbeitnehmer:innen erfahren, wie mit Einladungen, Geschenken und möglichen Interessenkonflikten umzugehen ist und dass von ihnen erwartet wird, Ethik- und Integritätsgrundsätze im Tagesgeschäft und bei ihren Entscheidungen zu berücksichtigen. Darüber hinaus werden die Arbeitnehmer:innen in den Themen Spenden und Sponsoring sowie in den Anforderungen im Umgang mit Vermittler:innen und Lobbyist:innen geschult. Alle Schulungsprogramme zum Thema Compliance sind Teil unseres umfassenden Compliance-Management-Systems und werden von diesem gesteuert. Sie sind für Arbeitnehmer:innen, die als Zielgruppe für die jeweilige Schulung identifiziert wurden, verpflichtend.
Das Online-Schulungsmodul zum Thema Geschäftsethik, das alle zwei Jahre neu ausgerollt wird, richtet sich an alle voll- und teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmer:innen von OMV, während die Teilnehmer:innen an Präsenzschulungen nach risikospezifischen Kriterien, wie zum Beispiel der Tätigkeit im Vertrieb oder im Einkauf, ausgewählt werden. Die von uns angebotenen Schulungen zum Kartellrecht konzentrieren sich auf die Regeln für den Umgang mit Mitbewerber:innen, Kund:innen und Lieferant:innen. Teilnehmer:innen der Online- und Präsenzschulungen werden nach risikospezifischen Kriterien (z. B. Budgetverantwortung, Entscheidungsbefugnis gegenüber Dritten, exponierte Funktionen wie Einkauf und Verkauf) ausgewählt und – einem regelmäßigen Schulungszyklus folgend – zur Teilnahme eingeladen.
Alle Arbeitnehmer:innen, die einer Compliance-Schulung zugewiesen werden (d. h. die Schulungszielgruppen), werden zu Beginn des Schulungszyklus auf Basis der bestehenden Organisation und des jeweiligen Risikopotenzials definiert. Dazu gehören Vorstandsmitglieder, Senior Vice Presidents, Vice Presidents und Abteilungsleiter:innen. Die Zielgruppen umfassen außerdem alle Arbeitnehmer:innen, die direkt an Mitglieder der oben genannten Managementfunktionen berichten. Darüber hinaus müssen alle Arbeitnehmer:innen der Einkaufsabteilung an verpflichtenden Schulungen zum Thema Geschäftsethik teilnehmen. Organisatorische und personelle Veränderungen während eines Schulungszyklus werden fortlaufend berücksichtigt. Im Jahr 2024 setzte die Compliance-Abteilung die Verankerung der Ethics & Integrity Policy im Konzern durch zusätzliche Schulungsmaßnahmen konsequent fort. In 14 lokalen Niederlassungen wurden maßgeschneiderte Workshops und Schulungen zur Vermittlung der Ethik- und Integritätsgrundsätze für Führungsteams und Arbeitnehmer:innen abgehalten. Die Compliance-Abteilung tauschte sich zudem mit den Arbeitnehmer:innen vor Ort in Meetings über Compliance-Belange und entsprechende Prioritäten aus. In Zukunft wird OMV die Erwartungen von OMV im Zusammenhang mit Ethik- und Integritätsstandards in laufende Verhandlungen mit wichtigen strategischen Lieferant:innen integrieren.
Beratung
Alle Arbeitnehmer:innen von OMV haben die Möglichkeit, sich zu Compliance-Themen beraten zu lassen. Diese Beratungen ergänzen das Schulungsangebot. Schulungen dienen der Sensibilisierung der Arbeitnehmer:innen, damit sie in der Lage sind, potenzielle Risiken zu erkennen, und auch bereit sind, Beratung in Anspruch zu nehmen. Aufgabe der Beratung ist es, kritische Compliance-Situationen zu bewerten und rechtskonforme Lösungen zu bieten. Die Arbeitnehmer:innen können sich dazu entweder an lokale Compliance-Beauftragte vor Ort oder direkt an die Compliance-Abteilung in der Konzernzentrale wenden.
Integration in Geschäftsprozesse
Eine weitere präventive Maßnahme ist die Implementierung von Compliance-Prüfungen in Geschäftsprozesse. Die Ausgestaltung und der Grad der Automatisierung dieser Prüfungen variieren je nach Compliance-Bereich. Mit Blick auf Handelssanktionen erfolgt beispielsweise täglich ein vollautomatischer Abgleich aller in den Stammdatensystemen enthaltenen Daten mit Sanktionslisten. In bestimmten Ländern, in denen OMV tätig ist, wird eine automatische Integritätsprüfung der Geschäftspartner:innen durchgeführt. In anderen Bereichen erfolgt die Compliance-Prüfung aufgrund der im Code of Business Ethics definierten Prozessanforderungen unter expliziter Einbeziehung der Compliance-Organisation. Beispiele hierfür sind Prüfungen und Genehmigungen von Geschenken, Einladungen, Sponsoring- und Spendenaktivitäten, Hintergrundrecherchen vor der Einbeziehung bestimmter Geschäftspartner:innen (z. B. Vermittler:innen) und Bewertungen vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit in einem neuen Land. Ergänzend zu den im Code of Business Ethics festgelegten Prozessen wird die Compliance-Organisation anlassspezifisch hinzugezogen, etwa bei der Entwicklung neuer Geschäftsstrategien oder Geschäftsmodelle oder der Durchführung von (Groß-)Projekten. Das bedeutet, dass Projekte bereits in einem frühen Stadium auf ihre Compliance hin geprüft werden.
Bewusstseinsbildung
Für OMV ist es von strategischer Bedeutung, sicherzustellen, dass alle unsere Arbeitnehmer:innen die ethischen Werte und Grundsätze von OMV sowie die zugrunde liegenden Richtlinien in vollem Umfang kennen. Schulungen sind ein wesentliches Element, um unsere Arbeitnehmer:innen über unsere Vorschriften und Richtlinien zur Geschäftsethik sowie zur Korruptions- und Bestechungsbekämpfung zu informieren und das Bewusstsein für ethische Fragen zu schärfen. Darüber hinaus gibt es einen eigenen Compliance-Bereich im Intranet, in dem die OMV Arbeitnehmer:innen detaillierte Informationen, Orientierungshilfen und Richtlinien zu allen Compliance-Bereichen und insbesondere zu Fragen der Geschäftsethik und Korruptionsbekämpfung finden. Außerdem sind Compliance-Themen, wie Whistleblowing und Schutz von Hinweisgeber:innen, Speaking-up und geschäftsethische Themen immer wieder Gegenstand interner Kommunikationsmaßnahmen, die im Intranet veröffentlicht werden. Mehr dazu finden Sie im Abschnitt Kennzahlen.
Darüber hinaus hat OMV eine Compliance-App eingeführt, die Arbeitnehmer:innen auf ihren Mobiltelefonen nutzen können und die den schnellen Zugriff auf Unterlagen, Richtlinien und dazugehörige Tools für alle Compliance-Belange ermöglicht. Arbeitnehmer:innen können Anfragen zu sämtlichen ethischen Themen stellen, wie zum Beispiel zu Geschenken, Einladungen oder Interessenkonflikten. Weiters können Sponsoring- oder Spendenaktivitäten geprüft und registriert sowie neue Geschäftspartner:innen einer Handelssanktions- und Embargolistenprüfung unterzogen werden. Außerdem erfahren Arbeitnehmer:innen, wie man mit Insiderinformationen umgeht, und können Anträge zum Wertpapierhandel oder Anfragen zu kartellrechtlichen Angelegenheiten stellen. Und nicht zuletzt können nützliche Anleitungen zu allen ethischen Themen abgerufen und Meldungen zu ethischem Fehlverhalten über den sicheren Meldekanal der Integrity Platform übermittelt werden.
Borealis
Bei Borealis müssen alle neuen Arbeitnehmer:innen einen verpflichtenden 30-minütigen E-Learning-Kurs über die Werte und ethischen Grundsätze des Unternehmens absolvieren. Maßgeschneiderte Präsenzschulungen oder virtuelle Schulungen zu Ethik und Compliance werden von der Borealis Ethics & Compliance-Funktion oder lokalen Ethik-Botschafter:innen angeboten. Darüber hinaus werden maßgeschneiderte Schulungen für Arbeitnehmer:innen angeboten, die spezifischen ethischen Risiken ausgesetzt sind, zum Beispiel zu Themen wie Korruption und Bestechung, Wettbewerbsrecht, Datenschutzbestimmungen und Emittenten-Compliance im Zusammenhang mit dem Missbrauch von Insiderinformationen. Die Funktionen innerhalb von Borealis, die in Bezug auf Korruption und Bestechung am stärksten gefährdet sind, werden von der jeweiligen direkten Führungskraft identifiziert. Dazu gehören Einkauf, Vertrieb, Kundendienst, Logistikbeschaffung, Zollabteilung, Rechtsabteilung, Standortleitung, Versandleitung, Finanzteam, Hydrocarbons Risk Officer, Group Tax sowie die Geschäftsleitung und das Senior Management. Für diese Arbeitnehmer:innen hat Borealis einen verpflichtenden E-Learning-Kurs zum Thema Korruption und Bestechung entwickelt. Dieser Kurs bietet einen Überblick über die weltweite Korruptionsbekämpfung und behandelt dabei insbesondere die wichtigsten Aspekte internationaler Gesetze zur Bekämpfung von Korruption. Durch interaktive Übungen und reale Szenarien erhalten die Kursteilnehmer:innen Einblicke in bewährte Verfahren zur Bekämpfung von Bestechung und zur Wahrung von Integrität im internationalen Geschäftsverkehr. Mehr dazu finden Sie im Die Borealis Geschäftsbericht 2024 – Konzernlagebericht – Nicht-finanzielle Erklärung.
Alle Arbeitnehmer:innen von Borealis sind für die Einhaltung der Borealis Ethikrichtlinie und der Richtlinien des Unternehmens zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption verantwortlich, in denen die grundlegenden Elemente und der Rahmen der Compliance-Regeln von Borealis in diesen Bereichen dargelegt sind. Geschäftspartner:innen, die gegen Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung oder Korruption verstoßen, können Borealis Rufschädigung, Geldbußen und Sanktionen einbringen. Potenzielle Verstöße werden von Borealis daher auf die gleiche Art und Weise untersucht wie Ethikfälle. Dieser Prozess umfasst das Whistleblowing oder die Meldung mutmaßlicher Verstößen, die Fallaufnahme, die Untersuchung und, falls erforderlich, Disziplinarmaßnahmen und Abhilfemaßnahmen. Untersuchungsbeauftragte, die sich mit Meldungen von Korruption oder Bestechung befassen, gehören der Abteilung Ethics & Compliance an und sind von der in die Angelegenheit involvierten Managementkette unabhängig. Um Interessenkonflikte zu vermeiden bzw. zu mindern, stellt der in der Borealis Ethikrichtlinie beschriebene Prozess sicher, dass die Interessen der Untersuchungsbeauftragten nicht mit ihrer Pflicht kollidieren, im besten Interesse von Borealis zu handeln.
Die Ethikrichtlinie leitet die Arbeitnehmer:innen von Borealis zur Einhaltung der Gesetze zur Korruptions- und Bestechungsbekämpfung an. Darüber hinaus enthält die jährliche verpflichtende allgemeine Ethikschulung für alle Arbeitnehmer:innen ein Modul zum Thema Korruptionsprävention. Dieses für alle Arbeitnehmer:innen verpflichtende E-Learning schärft das Bewusstsein für Bestechung und Korruption innerhalb von Borealis und weist auf die Risiken von Borealis hin, einschließlich des Risikos des Verlusts des Vertrauens der Interessenträger:innen, von Reputationsschäden, Geldbußen, Rechtsansprüchen usw. Mehr dazu finden Sie im Die Borealis Geschäftsbericht 2024 – Konzernlagebericht – Nicht-finanzielle Erklärung.